Muitos empreendedores e gestores deixam de lado a gestão das contas a pagar e receber em seu planejamento financeiro. Esse é um grande erro, que pode levar a atrasos, multas e prejuízos financeiros, além de uma má reputação no mercado.

Se você quer ter controle sobre o seu fluxo de caixa e manter a saúde financeira do negócio, é fundamental administrar de perto todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa.

Para te ajudar nesse desafio, preparamos este artigo com dicas para fazer a gestão de contas a pagar e receber do seu empreendimento. Boa leitura!

O que são as contas a pagar e receber?

As contas a pagar e receber são, respectivamente, todos os compromissos financeiros com os quais uma empresa deve cumprir e os valores que ela tem para receber pelos seus serviços ou produtos comercializados.

O ideal é manter o equilíbrio entre essas movimentações financeiras, de forma a garantir a saúde financeira e o crescimento a longo prazo do negócio.

Abaixo, conheça com mais detalhes as diferenças entre as contas a pagar e as contas a receber.

Contas a pagar

Como o nome sugere, as contas a pagar são todas as obrigações financeiras assumidas por uma empresa com terceiros, como fornecedores, instituições financeiras, colaboradores e o próprio governo.

Isso inclui todos os gastos fixos e variáveis da operação, como custos de produção (pagamento por mão-de-obra e matéria-prima, por exemplo) e despesas administrativas (é o caso de impostos, contas de água, aluguel e luz etc.).

É essencial manter as contas a pagar em dia para assegurar a organização financeira da operação e evitar dívidas.

Contas a receber

Já as contas a receber são todos os valores previstos por uma empresa para entrar no seu caixa. Entram nessa categoria os pagamentos pelas suas vendas à vista e parceladas, receitas recorrentes e juros dos investimentos do negócio, por exemplo.

Esses valores também devem ser acompanhados para solucionar inadimplências e garantir o equilíbrio entre as contas a pagar e a receber, evitando que o negócio fique no vermelho.

7 dicas para fazer a gestão de contas a pagar e receber

Agora que você sabe o que são contas a pagar e receber, confira as dicas que separamos para fazer a gestão desses valores com eficiência!

1. Mantenha as obrigações financeiras organizadas

Esse é um passo básico para a gestão financeira de qualquer empreendimento. Identifique todos os compromissos financeiros do seu negócio e classifique-os entre custos fixos e variáveis.

Então, relacione todas as contas a pagar por data de vencimento, montando um calendário que deve ser seguido rigorosamente. Não atrasar os pagamentos é imprescindível para evitar multas, juros e dívidas que podem prejudicar a saúde do negócio.

Você pode organizar todas essas obrigações em uma planilha ou em um sistema de gestão empresarial, também conhecido como ERP. Essa ferramenta é útil para automatizar os processos, integrar os dados da empresa e evitar erros manuais.

2. Registre todas as entradas e saídas de dinheiro

Controle de perto as movimentações financeiras do negócio, registrando e monitorando diariamente o seu fluxo de caixa.

Essa prática é essencial para entender a situação financeira da empresa e verificar a sua capacidade de honrar seus compromissos e fazer investimentos a curto, médio e longo prazo.

Mais uma vez, você pode contar com a ajuda de um sistema de gestão para tornar esse processo mais ágil e preciso.

3. Acompanhe os prazos de recebimento

Além de se manter em dia com as contas a pagar, acompanhe também os prazos dos seus valores a receber.

Para quem vende por formas de pagamento diversificadas, como cartão de crédito à vista e parcelado, Pix e boleto, é importante ter em mente que cada modalidade tem um prazo de recebimento diferente.

Portanto, uma dica é utilizar uma solução de pagamento digital como o Pagar.me, que conta com um painel de controle amigável e transparente, para facilitar a visualização de todos os prazos e taxas de recebimento das vendas.

Também é interessante contar com modelos de recebimento flexíveis, que atendam à realidade e às necessidades de cada empreendimento.

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4. Renegocie dívidas da empresa

Se a empresa não tiver dinheiro em caixa para cumprir com alguma obrigação financeira, o ideal é se antecipar e entrar em contato com o fornecedor para negociar uma nova data de pagamento ou um parcelamento.

Já no caso de dívidas vencidas, vale tentar renegociar as condições do pagamento para reduzir o valor da multa e dos juros, por exemplo.

Como você pode perceber, nesse ponto, entra a importância de manter um bom relacionamento com os seus fornecedores.

5. Incentive o pagamento à vista

Se a empresa precisar de um maior capital de giro, uma boa estratégia é incentivar os pagamentos à vista. Assim, você garante um maior fluxo de entradas a curto prazo.

No e-commerce, essa estratégia é bastante utilizada, por meio de um desconto especial para os pagamentos feitos por Pix ou boleto, por exemplo.

Em caso de modelos de negócio recorrentes, também é comum oferecer algum benefício para os clientes que fizerem o pagamento antes do vencimento, evitando a inadimplência.

6. Faça uma boa gestão tributária

Uma boa prática para a gestão de contas a pagar é realizar uma gestão tributária eficiente, mantendo o registro e o pagamento de todos os impostos devidos em dia.

Além disso, vale analisar de perto as tributações pagas, entendendo se há um regime tributário mais vantajoso para o seu negócio. Em caso de dúvidas, um contador pode te ajudar na escolha do porte de empresa e enquadramento tributário mais adequados.

7. Fique de olho no mercado por novos fornecedores

Outra dica para otimizar as suas contas a pagar é buscar fornecedores que ofereçam condições melhores que os seus parceiros atuais. Para isso, vale fazer cotações frequentes com empresas do segmento.

Com uma boa pesquisa de mercado, é possível até mesmo conseguir negociar com os seus fornecedores atuais por melhores preços, prazos ou condições de pagamento. Assim, você garante que terá o melhor custo-benefício possível.

Concluindo, a gestão de contas a pagar e receber é um processo desafiador, mas imprescindível para o planejamento financeiro de uma empresa. Por isso, não subestime a sua importância.

Atualmente, existem muitas tecnologias disponíveis no mercado que facilitam o controle das contas a pagar e receber, simplificando a vida dos gestores e empreendedores.

Esse é o caso do Pagar.me, solução de pagamento digital e omnichannel do Grupo StoneCo., que oferece um painel de controle intuitivo e transparente para você acompanhar todo o seu fluxo transacional, incluindo os prazos de recebimento.

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