Basta as vendas começarem a fluir para você já se animar com o dinheiro que ainda nem entrou? Sabia que uma simples planilha no Excel ajuda a gerir seus prazos de recebimento, verificar o que foi vendido, qual o valor cobrado e a respectiva data de recebimento?

Mas espere aí: um valor foi parcelado em 6 vezes no cartão de crédito, outro foi pago por meio de um intermediador de pagamento, que leva 5 dias para liberar o valor na sua conta, e uma terceira negociação foi fechada por meio de boleto bancário. Nesse momento você percebe que, pelo menos pelos próximos dias, não terá dinheiro na conta. 

Esse processo, chamado de controle de recebimentos, é essencial, devendo, portanto, fazer parte do seu fluxo de caixa. Lembrando que manter o fluxo de caixa em dia e bem organizado é a melhor forma de planejar tanto seus recebimentos como seus pagamentos, a fim de poder investir no futuro sem se preocupar com a falta de capital para cumprir com suas obrigações. Mas como exatamente gerir seus prazos de recebimento para não cair em uma situação desfavorável? É o que vamos ensinar no post de hoje, confira!

Domine seu ciclo financeiro

Imagine que você comprou 200 unidades de um determinado produto com seu fornecedor e fez o pagamento à vista. Do momento em que os artigos chegam a seu estoque até o efetivo recebimento pela venda, passam-se 3 meses. Isso significa que seu ciclo financeiro é de 3 meses.

O ciclo financeiro corresponde ao período decorrente desde o pagamento do fornecedores até o recebimento pelas vendas. Se você não fabrica seus próprios produtos, apenas os revende, o ciclo financeiro coincide com seu ciclo operacional. Assim, o ideal é que esse período seja o menor possível, para que você tenha condições de pagar pelos produtos com tranquilidade. Uma forma de tornar seu ciclo financeiro mais condizente com sua realidade é parcelar a fatura do fornecedor segundo seu ciclo operacional.

Conheça seu ciclo operacional

O ciclo operacional é o período que se leva desde a produção ou aquisição de um produto até o recebimento por sua venda. Imagine, por exemplo, que você venda televisores e leve 1 dia para fabricar uma peça. O prazo para venda desse produto é de cerca de 30 dias e você o vende parceladamente, em até 6 vezes. Isso significa que você tem um ciclo operacional de aproximadamente 7 meses para cada produto vendido!

Conhecer esse prazo ajuda a manter um planejamento financeiro realista, uma vez que você não receberá o valor integral pelo televisor à vista, mas sim em 6 prestações consecutivas. Durante esse tempo, para manter suas atividades em andamento, você precisará ter capital de giro, ou seja, uma reserva de dinheiro que permita que seus negócios continuem caminhando enquanto você não começa a lucrar.

Avalie os diferentes prazos

Diversificar as formas de pagamento para os clientes é a melhor forma de atraí-los e retê-los. Mas para isso é preciso entender como funciona o repasse de valores para cada uma das formas de pagamento adotadas. Caso a compra seja feita no cartão de crédito, a empresa fornecedora do serviço pode liberar esses recursos em até 30 dias, aumentando assim seu prazo de recebimento.

Quando se tem convênio diretamente com o banco para realizar transferência bancária, o prazo para liberação de um pagamento pode variar de imediatamente a até 3 dias úteis, assim como nos boletos bancários, que levam 2 dias úteis para serem compensados. Nesse caso, a entrada de recebimento raramente é imediata, de modo que é preciso se precaver e planejar para fazer a gestão correta desses recursos.

Organize seu financeiro

De posse de todas essas informações você já pode estruturar seu financeiro e gerir seus prazos de recebimento para que as entradas do seu fluxo de caixa se deem sempre antes da efetivação das saídas. Com um sistema de gestão de recebimentos você terá condições de visualizar seu fluxo de caixa de forma integrada, sabendo exatamente em que momentos poderá estender prazos de pagamento, fazer promoções para compras à vista ou fazer seu estoque girar para aumentar o volume de vendas e, consequentemente, os recebimentos.

Lembre-se sempre das taxas

Gerir os prazos de recebimento também envolve entender as taxas das empresas de adquirência, ou seja, aquelas que credenciam lojistas para capturar as transações de débito e crédito. Paga-se, a cada movimentação realizada, uma taxa administrativa ou comissão para a empresa, sendo preciso, portanto, considerar esse gasto já no valor dos seus produtos, bem como entender os prazos de repasse de valores dessas empresas — que pode chegar a 30 dias nos casos de compras com cartões de crédito. Vale lembrar que esse valor também pode ser antecipado para diminuir o ciclo financeiro e é acrescentada uma taxa.

Estruture seu fluxo de caixa

Conhecendo todas as informações que impactam seus prazos de recebimento, é hora de estruturar o fluxo de caixa, que nada mais é que o controle de entradas e saídas do seu negócio. Seguindo nosso exemplo anterior, da venda parcelada dos televisores, você fará:

• O lançamento dos valores pagos ou a pagar aos fornecedores, por mês e dia;
• O lançamento dos custos e das despesas do seu negócio, por mês e dia;
• O lançamento dos recebimentos das vendas, por mês e dia.

Seus saldos em caixa e bancos

Esse fluxo de entradas e saídas vai compor o seu fluxo de caixa, deixando claro quanto você tem a pagar e receber por mês, assim como o vencimento dessas obrigações. Ter um controle de caixa eficaz permite que você se planeje para fazer novos investimentos, pagar fornecedores à vista, quitar dívidas e empréstimos e até mesmo planejar um PLR para seus funcionários.

Por mais que seja possível fazer esse controle manualmente, com o auxílio de planilhas, à medida que suas vendas aumentam, esse controle fica cada vez mais complexo, a ponto de falhas começarem a surgir. O recomendável é, portanto, que se adote uma boa ferramenta para ajudar a fazer seu controle financeiro de forma automatizada.

Mantenha seu fluxo de caixa saudável

Gerir seus prazos de recebimento com eficiência permite que seu fluxo de caixa esteja sempre saudável, ou seja, no azul. Assim, se você percebe que em determinado momento do ano terá dificuldades em pagar os fornecedores, pode negociar novos prazos, diluindo o montante a ser pago ao longo de mais meses de forma a recuperar o fôlego para efetuar os pagamentos.

Você ainda pode solicitar a antecipação de recebíveis, ou seja, antecipar os pagamentos vindouros para captar recursos e fazer novos investimentos ou aquisições. Se seu fornecedor está com uma boa promoção, por exemplo, mas no momento você não tem dinheiro em caixa, pode fazer a antecipação de recebíveis e, com isso, aumentar o lucro nas vendas.

O Pagar.me tem um sistema de antecipação de recebíveis inteligente, por meio do qual você pode escolher as parcelas a serem antecipadas ou ainda um determinado dia para receber os valores, garantindo dessa forma o menor custo financeiro possível para você.

Viu como gerir seus prazos de recebimento corretamente é garantia de que você terá recursos no momento certo para saldar suas contas e realizar novos investimentos com tranquilidade? Então o que ainda está esperando para colocar ordem nas finanças de uma vez por todas? Aproveite e nos conte: você faz a gestão de recebimento no seu negócio? Quais são suas maiores dificuldades? Deixe seu comentário e participe!