Você faz a emissão de notas fiscais no seu e-commerce? Esse processo é muito importante para garantir a legalidade da sua operação e ficar em dia com seus impostos, assim como fazer um melhor controle das suas vendas.

Para o lado do cliente, esse procedimento também é de grande relevância. Afinal, a nota fiscal funciona como um comprovante das compras online, podendo ser utilizado para trocas, devoluções e garantias dos produtos.

Hoje em dia, com a nota fiscal eletrônica, todo o processo de emissão pode ser realizado de forma online, facilitando e agilizando a rotina da sua loja. Para os e-commerces, o modelo de nota fiscal é a NF-e, emitida para a venda de produtos físicos — produtos digitais e infoprodutos não estão incluídos.

Quer aprender como emitir nota fiscal no seu e-commerce? Leia nosso artigo e confira o passo a passo!

1. Inscreva-se no CNPJ

O primeiro passo para poder emitir nota fiscal é formalizar o seu negócio junto à Receita Federal, inscrevendo-se no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ). Você pode contar com a ajuda de um contador para simplificar esse processo.

Para obter um CNPJ, o seu e-commerce pode se enquadrar em diferentes categorias. Para pequenas empresas, as principais modalidades são:

• Microempreendedor Individual (MEI): voltado para quem fatura até R$ 81 mil por ano, não tem sócio, tem no máximo um funcionário e exerce uma das atividades econômicas autorizadas;
• Microempresa: indicado para negócios com faturamento anual de até R$ 360 mil e até 9 funcionários para empresas de comércio ou serviços;
• Empresa de pequeno porte: recomendado para negócios mais complexos, que faturam até R$ 4,8 milhões anuais e têm entre 10 e 49 funcionários para empresas de comércio ou serviços.

2. Adquira um certificado digital

Com o seu negócio formalizado, é preciso adquirir um certificado digital para validar as notas de vendas de produtos do seu e-commerce.

Esse certificado funciona como uma assinatura digital, que verifica a identidade da sua empresa em documentos fiscais, garantindo a autenticidade e a segurança de todos os dados informados.

Você pode adquirir um certificado em Autoridades Certificadoras autorizadas pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Existem dois modelos de certificados:

• A1: arquivo digital que deve ser instalado e armazenado diretamente no computador, com um ano de validade;
• A3: arquivo armazenado em um dispositivo externo, como um cartão ou um token, sendo obrigatório o uso de uma senha para ser utilizado, com validade de um a cinco anos.

Além da emissão de notas fiscais, o certificado digital pode ser utilizado para alterações cadastrais e outros assuntos relacionados à Receita Federal. Ele também funciona como um selo de segurança que pode ser inserido no site do seu e-commerce.

3. Cadastre-se na Secretaria da Fazenda (Sefaz)

Após a obtenção do certificado digital, é necessário se registrar na Secretaria da Fazenda (Sefaz), seguindo as orientações e requisitos específicos do órgão do seu estado. Em vários locais, é possível realizar o processo de forma online.

Após o cadastro, você pode fazer testes de integração com as suas ferramentas emissoras. Se tudo estiver funcionando corretamente, é só finalizar o credenciamento para emissão de nota fiscal e, automaticamente, você já pode começar a gerar os documentos no seu e-commerce.

4. Escolha uma ferramenta de emissão de nota fiscal

Com todos os cadastros e documentos necessários em mãos, é hora de selecionar uma ferramenta para a emissão das notas fiscais. Existem diversos softwares e sistemas de gestão, por exemplo, que automatizam e agilizam esse processo, evitando possíveis erros e otimizando a rotina da sua loja.

Pesquise as principais soluções disponíveis no mercado, analisando fatores como custos, suporte e integração com a plataforma e o meio de pagamento do seu e-commerce. Assim, você conseguirá encontrar a opção que melhor atende às necessidades do seu negócio.

5. Emita suas notas fiscais

Por fim, a sua loja está pronta para começar a emitir notas fiscais. Para isso, atente-se às informações que devem ser preenchidas, como os dados do seu negócio, do comprador e dos produtos vendidos.

Ao utilizar um sistema de gestão, o lançamento dessas informações é automatizado, sem necessidade de inseri-las manualmente.

Lembre-se também de que, ao enviar os pedidos para entrega, eles devem sempre ser acompanhados do Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que é uma representação simplificada da nota de venda.

Como vimos, a emissão de nota fiscal é um importante processo para a operação de uma loja virtual, ajudando a manter seus impostos e sua gestão financeira em dia.

Agora que você sabe como emitir nota fiscal eletrônica para o seu e-commerce, descubra também como escolher o regime tributário mais adequado para o seu negócio!